Habilidades de trabalho virtual que você precisa – mesmo se você não trabalha remotamente

58f7d31f0349a-noticia_trabalho_remoto_pode_ser_regulamentado_por_conven_o_coletivaManter relacionamentos fortes e produtivos com clientes e colegas de trabalho pode ser um desafio quando você nunca vê a pessoa com quem está trabalhando. No entanto, é comum termos relações de trabalho contínuas – às vezes duradouras – com pessoas que nunca conhecemos pessoalmente.

Muitas vezes associamos “trabalho virtual” com trabalhar com alguém localizado fora de um escritório ou em outra cidade ou país. Esse tipo de trabalho está em ascensão: um relatório da Gallupde 2017 demonstrou que 43% dos funcionários americanos trabalham remotamente; em outra pesquisa, 48% dos entrevistados relataram que a maioria do trabalho em equipe virtual envolvia membros de outras culturas.

No entanto, o trabalho virtual também abrange a forma como estamos nos voltando à tecnologia para conduzir negócios com colegas próximos, às vezes dentro do mesmo prédio ou no mesmo campus. Em uma grande empresa em que estamos conduzindo uma pesquisa, uma diretora de RH relatou as mudanças que ela testemunhou em funcionários localizados em dois prédios a poucos quilômetros de distância dizendo: “Dez anos atrás, nós regularmente nos dirigíamos entre prédios para nos encontrarmos, mas hoje não fazemos mais isso; as reuniões são realizadas por videoconferência e todo o resto é tratado por e-mail e mensagens instantâneas”.

Em nossa pesquisa, descobrimos que as pessoas tendem a subestimar significativamente a proporção de seu trabalho que é virtual, em grande parte porque acreditam que o trabalho virtual ocorre apenas fora do escritório. Mas é importante que reconheçamos a verdadeira extensão deste, visto que um trabalho virtual de sucesso exige um conjunto diferente de habilidades e comportamentos sociais e interpessoais do que o trabalho “cara a cara”.

A pesquisa indica consistentemente que as habilidades de trabalho virtual – como a capacidade de gerenciar proativamente as interações baseadas em mídia, estabelecer normas de comunicação, construir relacionamento social com os colegas e demonstrar cooperação – aumentam a confiança nas equipes e, por conseguinte, aumentam o desempenho. Nossas pesquisas indicam que cerca de 30% das empresas treinam funcionários em relação às habilidades de trabalho virtual, mas quando o fazem, é mais provável que o treinamento se concentre em habilidades de software e políticas da empresa do que em habilidades sociais e interpessoais. Nossas descobertas são semelhantes às de uma pesquisa de 2006 de líderes de RH sobre treinamento de equipes virtuais, sugerindo que, embora a tecnologia e o trabalho virtual tenham avançado drasticamente nos últimos anos, nossa preparação para o trabalho praticamente não avançou.

Nossa análise recente de 30 anos de pesquisa mostra que os trabalhadores mais eficazes se envolvem em um conjunto de estratégias e comportamentos que chamamos de “inteligência virtual”. Algumas pessoas tendem a ser naturalmente mais hábeis em trabalhar virtualmente do que outras; no entanto, todos tem o potencial para aumentar sua inteligência virtual. Dois conjuntos de habilidades específicas que contribuem para a inteligência virtual são: 1) estabelecer “regras de engajamento” para interações virtuais e 2) construir e manter a confiança. Esses conjuntos de habilidades são relevantes para todos os indivíduos que realizam “trabalhos virtuais”, incluindo colegas de trabalho no mesmo escritório que interagem virtualmente.

Estabelecendo “regras de engajamento”

Ao trabalhar com alguém frente a frente, as “regras de engajamento” para seu trabalho em conjunto provavelmente evoluem naturalmente, à medida que você aprende os melhores momentos do dia para se conectar, onde realizar reuniões e o formato de reunião mais eficaz. No “trabalho virtual”, no entanto, essas “regras de engajamento” normalmente exigem uma conversa. No mínimo, os colegas virtuais devem discutir as seguintes regras:

Tecnologia de comunicação: Uma vez que você saiba que estará trabalhando virtualmente com alguém regularmente, inicie uma breve conversa sobre a tecnologia disponível e concorde com os melhores meios de comunicação (por exemplo, “Enviaremos por e-mail questões simples e não urgentes, mas entre no Skype quando houver algo complexo que possa exigir que compartilhemos telas”. O envio de mensagens de texto funciona bem se precisarmos entrar em contato com urgência, mas não deve ser usado no dia-a-dia”.)

Melhores horários para se conectar: Você pode perguntar ao seu colega: “Quais horários do dia costumam ser melhores para ligar ou enviar mensagens de texto? Há dias específicos da semana (ou mês) que devo evitar?”. Estabelecer essas regras no início de uma relação de trabalho, demonstra respeito pelo tempo do outro e também economiza tempo, evitando tentativas frustradas de contato.

Qual a melhor maneira de compartilhar informações? Se você estiver colaborando em documentos ou outros arquivos eletrônicos, defina um processo para garantir que você não exclua inadvertidamente as atualizações ou crie versões conflitantes. Os serviços de compartilhamento de arquivos, como o Dropbox, podem ajudar a monitorar as revisões dos documentos de propriedade conjunta (geralmente chamados de “controle de versão”), mas ainda é aconselhável estabelecer um protocolo simples para evitar perder trabalhos ou ter arquivos duplicados.

Construindo e mantendo a confiança

Dois tipos de confiança são importantes no trabalho virtual: confiança relacional (a confiança de que seu colega está cuidando dos interesses comuns) e confiança baseada em competência (confiança de que seu colega é capaz e confiável).

Para construir confiança relacional, sugerimos:

Traga um elemento social para a relação de trabalho virtual: Algumas pessoas fazem isso iniciando conversas com perguntas não relacionadas ao trabalho, como “Como as coisas estão indo onde você está?” Ou “Como foi seu final de semana?” Evite fazer perguntas muito pessoais e não sobrecarregue seu colega com extensos detalhes da sua vida. Mantenha uma conversa simples e sincera, assim ela se desenvolverá naturalmente ao longo do tempo.

Demonstre seu entusiasmo e personalidade: Mantenha uma relação profissional, mas tente adicionar um pouco da sua própria “voz” para dar ao seu colega virtual uma sensação de quem você é, e como as coisas poderiam ser entre vocês, em uma reunião frente a frente.

Para construir confiança baseada em competência:

Compartilhe seus background e experiências relevantes, indicando como elas ajudarão você a fortalecer o projeto atual: Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento de um novo produto, você pode dizer: “Estou ansioso para contribuir com a análise de mercado, pois ele se concentra em um mercado que trabalhei no ano passado ou em outro projeto anteriormente”.

Tome a iniciativa de concluir tarefas sempre que possível e comunique que você está fazendo isso com e-mails de atualização periódicos: Isso demonstra o seu compromisso com a tarefa compartilhada.

Responda ao e-mail de forma rápida e adequada:Nós corremos o risco de obviedade ao fazer isso, mas muitas relações de trabalho virtuais falham devido à comunicação inconsistente por e-mail. O silêncio funciona rapidamente para acabar com a confiança em um colega virtual. Recomendamos que você responda a e-mails não urgentes em um dia útil (mais cedo, se for urgente). Se você precisar de mais tempo, envie um aviso rápido do e-mail, informando ao seu colega quando você responderá.

Como o uso de tecnologia para todos os tipos de comunicação tornou-se onipresente, a necessidade de habilidades no “trabalho virtual” não está mais limitada às equipes globais e de telecomunicação; agora se estende àqueles de nós cujo trabalho nunca nos leva para fora do escritório. Fazer um esforço conjunto para desenvolver essas habilidades, estabelecendo regras de engajamento e estabelecendo a confiança cedo, pode parecer desconfortável, especialmente para pessoas novas nesse tipo de ambiente. A maioria de nós está acostumada a deixar que essas dinâmicas evoluam naturalmente em relacionamentos cara a cara, com pouca ou nenhuma discussão. No entanto, os trabalhadores com maior inteligência virtual sabem que essas habilidades provavelmente não se desenvolvem sem uma devida atenção. Investimentos de curto prazo no desenvolvimento do relacionamento virtual, resultarão em benefícios a longo prazo.

Autor: Barbara Z. Larson e Erin E Makarius, HBR – Communication

Tradução: Júlia Linck Moroni, Médica Veterinária

 

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